Ikiwa ni taasisi inayo chochea na kuongoza Maendeleo ya Viwanda nchini, Shirika la Taifa la Maendeleo (NDC) linaendelea kuhakikisha linaongeza ufanisi katika shughuli zake za kila siku ili kuendana na kasi ya Serikali ya Awamu ya 5 ya kujenga Tanzania ya viwanda.

 

Ufanisi huo unajumuisha matumizi ya mfumo wa Serikali Mtandao (e-office) ambao NDC imeamua kuingia rasmi, na imeona ni vyema kwa wafanyakazi wote kupata mafunzo juu ya matumizi ya mfumo huo. Mafunzo hayo yametolewa na Maafisa TEHAMA pamoja na Maafisa Masijala, ambao ndio wanaohusika na utunzaji wa nyaraka na kumbukumbu za ofisi katika semina  iliyofanyika Makao Makuu NDC, jijini Dar es Salaam.

 

Watumiaji wa mfumo huu ni Afisa Masuuli ambaye ndiye Mtendaji Mkuu wa taasisi, Maafisa Watekelezaji ambao ni wasaidizi wa Mtendaji Mkuu katika shughuli za kila siku, Watumishi wa Masijala ambao ndio wanaotunza kumbukumbu za Shirika na Wasimamizi wa Mfumo ambao huhakikisha mfumo unafanya kazi kwa ufanisi.

 

Mfumo wa Serikali Mtandao, unasimamia mzunguko wa mafaili kwa kurahisisha utengenezaji wa mafaili, usajili wa barua, kutoa majukumu, kutekeleza majukumu, kukabidhi majukumu, kufuatilia mafaili na kutoa taarifa bila kutumia karatasi au wahusika kukutana, pia unasaidia kupunguza urasimu katika kazi, kuzuia upotevu wa nyaraka, kuokoa muda.

 

Pia, mfumo unasaidia usimamizi wa rasilimali watu kwa kuweka uwazi katika ufanyaji wa kazi wa mfanyakazi mmoja mmoja bila kusimamiwa na kiongozi mahala pa kazi, kupunguza mzigo wa maafisa masijala kubeba mafaili makubwa na mazito kuzunguka nayo kila ofisi.  Si hivyo tu, Mfumo wa Serikali Mtandao unapunguza matumizi ya karatasi kwa 99.9% hivyo kuendelea kulinda misitu ambayo huchangia utengenezaji wa hewa ukaa.

Mfumo utarahisisha utekelezaji wa masuala mbalimbali ambayo yalikuwa yakirudisha nyuma maendeleo ya Shirika kwani, mfumo wa awali wa kutumia karatasi ulisababisha Shirika kuingia gharama kubwa katika ununuzi wa karatasi, pia uliongeza urasimu na kuweka mianya ya rushwa, ulichelewesha utoaji wa maamuzi kutokana na baadhi ya wafanyakazi kufungia mafaili ofisini “kuyakalia” bila kufanya utekelezaji.

 

 Kwa sasa, mfumo huu utakimbiza kasi utendaji wa NDC na kuifanya itekeleze majumu yake ya msingi kwa ufanisi kwani nyaraka wa wateja ambao ni wawekezaji na wananchi wengine wa kawaida zitashughulikiwa kwa haraka na ufanisi mkubwa.

 

Mtumiaji wa mfumo huu ana fursa ya kuona tarehe na idadi ya barua zilizoingia, zilizo kwenye mchakato na zilizofanyiwa kazi, unamuwezesha kutekeleza majukumu yake mahali popote na muda wowote atakapokuwa kwa kutumia kifaa chake cha kielektroniki bila ya kuja ofisini na kukutana na msululu wa mafaili mezani kwake, hivyo kuongeza ufanisi wa kazi na kuokoa muda. Mbali na hayo mfumo unamuwezesha Afisa Masuuli kuona hali ya utekelezaji wa barua na nyaraka mbalimbali kwa afisa aliyempatia kazi na anauwezo wa kugawa majukumu akiwa mahali popote bila kumuita mfanyakazi ofisini.

 

NDC inaungana na taasisi nyingine za Serikali katika matumizi ya mfumo wa Serikali Mtandao kama; Ofisi ya Waziri Mkuu, Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma na Utawala Bora, Idara ya Kumbukumbu na Nyaraka za Taifa, Wizara ya mambo ya Nje na Ushirikiano wa Afrika Mashariki, Wizara ya Ulinzi na Jeshi la Kujenga Taifa na taasisi nyingine.

 

Mfumo wa Serikali Mtandao utasaidia kuogeza usiri na ulinzi katika utunzaji wa nyaraka mbalimbali ambazo awali ilikuwa rahisi kwa mtu yoyote kuzifikia kwani  sasa nyaraka zote zitatunzwa kwa njia ya mtandao ambao unasimamiwa na Serikali.

 

Maamuzi ya NDC kuingia katika matumizi ya mfumo wa Serikali Mtandao, unaenda sambamba na Malengo 17 Endelevu ya Umoja wa Mataifa (SDG’s) hasa lengo la 13 na lengo la 15 ambayo kwa pamoja yanataka dunia kulinda rasilimali zake kwa kutunza mazingira, misitu, ekolojia na uoto wa asili ili kupambana na majanga mbalimbali kama ukame na mmomonyoko wa ardhi kwani mfumo huu unapinga matumizi ya karatasi ambayo yanasababisha ukataji wa miti na kuchangia madhara mbalimbali kwa dunia.

 

Mfumo wa Serikali Mtandao ulitokana na ombi kutoka Idara ya Nyaraka na Kumbukumbu za Taifa, na kukamilika mwaka 2016, hivyo mafunzo yalianza kutolewa kwa Maafisa TEHAMA na Watumishi wa Masijala kutoka taasisi za Serikali, hivyo watumishi wa NDC, kutoka kitengo cha TEHAMA na Masijala walipata fursa ya kujifunza jinsi ya kutumia mfumo huo na kurudi nao nyumbani ili kuwafundisha wengine kwa manufaa mapana ya Shirika na Taifa katika utekelezaji wa sera zake na kuhudumia wananchi kwa ufanisi zaidi.