
Ikiwa ni taasisi inayo chochea na kuongoza
Maendeleo ya Viwanda nchini, Shirika la Taifa la Maendeleo (NDC) linaendelea
kuhakikisha linaongeza ufanisi katika shughuli zake za kila siku ili kuendana
na kasi ya Serikali ya Awamu ya 5 ya kujenga Tanzania ya viwanda.
Ufanisi huo unajumuisha matumizi ya mfumo wa
Serikali Mtandao (e-office) ambao NDC imeamua kuingia rasmi, na
imeona ni vyema kwa wafanyakazi wote kupata mafunzo juu ya matumizi ya mfumo
huo. Mafunzo hayo yametolewa na Maafisa TEHAMA pamoja na Maafisa Masijala,
ambao ndio wanaohusika na utunzaji wa nyaraka na kumbukumbu za ofisi katika
semina iliyofanyika Makao Makuu NDC,
jijini Dar es Salaam.
Watumiaji wa mfumo huu ni Afisa Masuuli ambaye
ndiye Mtendaji Mkuu wa taasisi, Maafisa Watekelezaji ambao ni wasaidizi wa
Mtendaji Mkuu katika shughuli za kila siku, Watumishi wa Masijala ambao ndio
wanaotunza kumbukumbu za Shirika na Wasimamizi wa Mfumo ambao huhakikisha mfumo
unafanya kazi kwa ufanisi.
Mfumo wa Serikali Mtandao, unasimamia mzunguko
wa mafaili kwa kurahisisha utengenezaji wa mafaili, usajili wa barua, kutoa
majukumu, kutekeleza majukumu, kukabidhi majukumu, kufuatilia mafaili na kutoa
taarifa bila kutumia karatasi au wahusika kukutana, pia unasaidia kupunguza
urasimu katika kazi, kuzuia upotevu wa nyaraka, kuokoa muda.
Pia, mfumo unasaidia usimamizi wa rasilimali watu kwa kuweka uwazi katika ufanyaji wa kazi wa mfanyakazi mmoja mmoja bila kusimamiwa na kiongozi mahala pa kazi, kupunguza mzigo wa maafisa masijala kubeba mafaili makubwa na mazito kuzunguka nayo kila ofisi. Si hivyo tu, Mfumo wa Serikali Mtandao unapunguza matumizi ya karatasi kwa 99.9% hivyo kuendelea kulinda misitu ambayo huchangia utengenezaji wa hewa ukaa.
Mfumo utarahisisha utekelezaji wa masuala
mbalimbali ambayo yalikuwa yakirudisha nyuma maendeleo ya Shirika kwani, mfumo
wa awali wa kutumia karatasi ulisababisha Shirika kuingia gharama kubwa katika
ununuzi wa karatasi, pia uliongeza urasimu na kuweka mianya ya rushwa,
ulichelewesha utoaji wa maamuzi kutokana na baadhi ya wafanyakazi kufungia
mafaili ofisini “kuyakalia” bila kufanya utekelezaji.
Kwa sasa,
mfumo huu utakimbiza kasi utendaji wa NDC na kuifanya itekeleze majumu yake ya
msingi kwa ufanisi kwani nyaraka wa wateja ambao ni wawekezaji na wananchi
wengine wa kawaida zitashughulikiwa kwa haraka na ufanisi mkubwa.
Mtumiaji wa mfumo huu ana fursa ya kuona tarehe
na idadi ya barua zilizoingia, zilizo kwenye mchakato na zilizofanyiwa kazi,
unamuwezesha kutekeleza majukumu yake mahali popote na muda wowote atakapokuwa
kwa kutumia kifaa chake cha kielektroniki bila ya kuja ofisini na kukutana na
msululu wa mafaili mezani kwake, hivyo kuongeza ufanisi wa kazi na kuokoa muda.
Mbali na hayo mfumo unamuwezesha Afisa Masuuli kuona hali ya utekelezaji wa
barua na nyaraka mbalimbali kwa afisa aliyempatia kazi na anauwezo wa kugawa
majukumu akiwa mahali popote bila kumuita mfanyakazi ofisini.
NDC inaungana na taasisi nyingine za Serikali
katika matumizi ya mfumo wa Serikali Mtandao kama; Ofisi ya Waziri Mkuu, Ofisi
ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma na Utawala Bora, Idara ya Kumbukumbu na
Nyaraka za Taifa, Wizara ya mambo ya Nje na Ushirikiano wa Afrika Mashariki,
Wizara ya Ulinzi na Jeshi la Kujenga Taifa na taasisi nyingine.
Mfumo wa Serikali Mtandao utasaidia kuogeza
usiri na ulinzi katika utunzaji wa nyaraka mbalimbali ambazo awali ilikuwa
rahisi kwa mtu yoyote kuzifikia kwani sasa nyaraka zote zitatunzwa kwa njia ya
mtandao ambao unasimamiwa na Serikali.
Maamuzi ya NDC kuingia katika matumizi ya mfumo
wa Serikali Mtandao, unaenda sambamba na Malengo 17 Endelevu ya Umoja wa Mataifa
(SDG’s) hasa lengo la 13 na lengo la 15 ambayo kwa pamoja yanataka
dunia kulinda rasilimali zake kwa kutunza mazingira, misitu, ekolojia na uoto
wa asili ili kupambana na majanga mbalimbali kama ukame na mmomonyoko wa ardhi
kwani mfumo huu unapinga matumizi ya karatasi ambayo yanasababisha ukataji wa
miti na kuchangia madhara mbalimbali kwa dunia.
Mfumo wa Serikali Mtandao ulitokana na ombi
kutoka Idara ya Nyaraka na Kumbukumbu za Taifa, na kukamilika mwaka 2016, hivyo
mafunzo yalianza kutolewa kwa Maafisa TEHAMA na Watumishi wa Masijala kutoka
taasisi za Serikali, hivyo watumishi wa NDC, kutoka kitengo cha TEHAMA na
Masijala walipata fursa ya kujifunza jinsi ya kutumia mfumo huo na kurudi nao
nyumbani ili kuwafundisha wengine kwa manufaa mapana ya Shirika na Taifa katika
utekelezaji wa sera zake na kuhudumia wananchi kwa ufanisi zaidi.